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候选人差旅费和报销操作程序.04

候选人差旅费和报销操作程序.04
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系列:200行政服务
部分:差旅和费用报销

交叉引用: 报销差旅费政策.01

适用性本操作程序适用于候选人差旅费用的批准和报销, 哪一种是外地申请人的全职旅行, 应学院邀请的受薪工作. 只有在学院50英里半径以外的考生才有资格获得报销.

定义:  条款是“可报销的”” 或“报销” 指由书院直接支付的款项, 用学校发行的信用卡付款, 或者由旅行者支付，然后报销.

I. 费用:
学院将报销候选人的交通费，最高金额由人力资源办公室确定，用于以下费用类型:

A. Transportation. 

1. 机票:考生负责预订航班安排，并必须向学院提供航空公司的旅行行程复印件，其中包含航班时间表和航班费用，作为报销文件.

2. 里程:从考生家到机场的里程数将按照旅行当日学院使用的标准里程报销率报销.

距离不超过500英里, 如果候选人选择开私家车而不是坐飞机, 在考生往返于住所和学院之间的行程中，私家车里程将按学院使用的标准里程报销率报销.

3. 交通违规:在候选人旅行期间发生的交通违规费用由候选人负责，学院不报销.

4. 地面运输:堪萨斯城国际机场和学院之间的合理的地面交通将得到报销.e.(出租车、租车、汽车服务、拼车应用或班车服务).

B. 膳食及杂费.对于需要过夜的旅行，学院将根据旅行当日学院使用的费率，使用每日津贴(per diem)报销餐费和杂费.  每日津贴将根据出发和返回的时间，在学院相关旅行的第一天和最后一天按比例发放, 提供的餐费也会减少. 餐费, 用餐小费, 零食, 饮料, 糖果, 口香糖, 还有给搬运工的费用和小费, 行李航空公司, 酒店工作人员是每日津贴的一部分，不能单独报销.

C. 杂项费用.学院将报销其他符合条件的差旅费用，如停车费和行李费. 候选人必须提供详细的收据以报销这些费用. 个人物品包括但不限于洗好的衣服, 干洗, 电影和任何其他个人服务或物品是不报销的，必须由候选人支付. 购买含酒精饮料概不报销.

D. 住宿.学院可以在学院选择的酒店安排最多两晚的住宿并支付费用. 招聘主管将负责预订酒店，并在预订时指出这将是学院的“直接账单”.  如果候选人选择使用未经学院预先批准的酒店, 候选人将负责预订，并且报销将限于这些日期在学院批准的酒店的每晚费用. 入住和退房必须在预定的面试后24小时内完成.

II. 旅行授权、批准和报销:

为了学院批准旅行和报销候选人的旅行费用, 招聘主管必须完成以下步骤:

步骤1在邀请外地候选人来学校之前, 招聘主管必须获得人力资源办公室的批准，并填写候选人报销申请表的第一部分.  人力资源办公室将通知招聘主管该职位可报销的候选人最高金额.

步骤2在候选人旅行完成后，候选人提交了W-9表格和任何所需的分项收据(i.e.、机票、地面交通、停车、住宿等.), 人力资源办公室将填写《365bet亚洲官方投注》第二部分，并与应付账款协调，报销候选人所有符合条件的差旅费.

3。. 例外: 本操作程序的例外情况可由人力资源办公室副总裁批准. 

在保单办公室存档签名
总统

收养日期:
Revised: 05/24/2011; 08/14/2014; 09/24/2019